Dar formato condicional en Excel 2007

Hacer esto es tan simple como seleccionar las celdas en las que queremos insertar los indicadores (o KPI's), en la pestaña "Inicio" pulsar en Formato condicional->Conjuntos de Iconos y una vez aqui seleccionamos el conjunto de indicadores que más nos guste y que mejor se ajuste en cada caso.

Una vez seleccionado el tipo de indicadores, editaremos la regla de formato condicional. Para ello pincharemos en Formato condicional->Administrar reglas... y aparecerá la siguiente ventana.

En este caso no tendremos que preocuparnos de qué regla vamos a editar ya que sólo hay una. La seleccionamos, pulsamos Editar regla... y aparecerá la siguiente ventana.

Como podéis ver en la imagen, yo ya he editado la regla para que haga lo que conté en la entrada anterior. Para que sea lo más genérico posible, en vez de introducir valores, he introducido celdas y, así, si hay trabajadores con jornadas distintas no tendré que preocuparme de editar la regla, bastará con cambiar el número de horas en otra tabla pequeña dentro de la misma hoja.

Indicadores ( KPI s) en excel 2007

Aunque ya hace tiempo que salió la versión 2007 de MS Office y hay mucha gente que la tiene, todavía muchos desconocen las novedades que se han introducido en ella.

En este post me voy a centrar en Excel 2007, concretamente en los indicadores o KPI´s que se pueden insertar y que pueden convertir una tabla muy densa en una tabla grande pero que aporte información de un vistazo.

Imaginemos que queremos llevar un control de las horas que trabajamos al mes, o de las horas que trabajan nuestros empleados. En el caso de que nos interesase la segunda opción, si no tenemos muchos empleados, podríamos tener una hoja por cada empleado y otra hoja de resumen general. No obstante, en cualquier caso, la tabla resultante no es pequeña, ya que tendremos al menos 12 columnas (una por mes) y dentro de cada columna, al menos otras 3 (Hora Entrada, Hora Salida y Horas Trabajadas) y 31 filas (una por día) y además de esto, lo más probable es que tengamos otras tablas para controlar otras cosas. Ciertamente la tabla resultante es bastante grande y su información no es visible de un vistazo, pero, ¿qué pasa si usamos indicadores?. Vean la siguiente imagen.

¿Qué les parece? Debido al tamaño de la tabla, ésta no ha salido entera en la captura de pantalla (aún habiendo reducido el zoom) pero, si se fijan, los indicadores son tan llamativos que en apenas un vistazo podemos ver si se ha trabajado más o menos horas de las debidas por día (he asumido que el trabajor trabaja media jornada) y se podría hacer lo mismo para los totales.

Si se fijan en esta segunda imagen, verán que hay tres indicadores configurados de la siguiente forma:

• Si el empleado no trabaja ese día aparecerá una x roja.
• Si el empleado trabaja menos de 4 horas (media jornada) aparecerá un símbolo de exclamación amarillo.
• Si el empleado trabaja 4 horas o más aparecerá un símbolo verde.

Hacer esto es muy fácil y se tarda 5 minutos, pero en contarlo se tarda algo más, así que se lo contaré en la siguiente entrada.

Un saludo!